牧町自治会　個人情報取扱い規程

（目的）
第1条 この規程は、牧町自治会（以下、「本会」とする。）が保有する個人情報について適正な取扱いを確保することを目的とする。

（責務）
第2条 本会は、個人情報の保護に関する法令等を遵守するとともに、町内会活動において個人情報の保護に努める。

（個人情報取扱責任者及び取扱者）
第3条 本会に個人情報取扱責任者を置くこととし、自治会長をもって充てる。
２． 本会の個人情報取扱者は自治会役員とする。また、自治会の円滑な運営のため、必要と認められる場合には、必要最小限の会員に取り扱わせることができる。
３． 個人情報取扱者は、個人情報保護に関する誓約書（機密保持契約書）に署名し本会の自治会長に提出する。

（個人情報の取得）
第4条 本会は、会員または会員になろうとする者から自治会加入届の書式により、会員世帯等の個人情報を取得するものとし、取得に際しては次条に定める利用目的を本人に対し明示する。
２． 本会が会員から取得する個人情報は、住所、氏名、電話番号、生年月日その他、本会の活動に必要な情報で、本人が提供に同意したものとする。
３． 災害時等に支援を要する方々への支援のため、病歴、障害などの要配慮個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人の同意を得て取得する。

（利用目的）
第5条 本会が保有する個人情報は次の各号に掲げる町内会活動等に際して利用する。
（１） 会員名簿の作成、会費の請求、市広報、その他文書の送付
（２） 会員相互の親睦及び連絡、環境整備、福祉の増進、防犯防災活動など、すみよい地域づくりを図る活動
（３） 敬老祭・ふれあいサロン・祭礼・祈願祭等、年齢に元づく対象者の把握
（４） 災害等緊急時における支援活動
（５） 災害時等に支援を要する方々や一人住まいの高齢者への日頃からの声かけ・見守り活動

（管理）
第6条　個人情報は、自治会長又は自治会長が指定する自治会役員が保管し、漏えいや紛失を生じないよう適正に管理するものとする。個人情報取扱者、会員名簿の保有者、委託先に対しても同様に適正な管理及び取扱いを図るよう周知する。
２． 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄する。

（提供）
第7条 個人情報は次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しない。
(1) 法令に基づき提供を求められた場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生・児童の健全育成に必要かつ、本人の同意取得が困難である場合
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす場合があるとき
(5) 第５条に規定する利用目的の範囲内において個人情報の取扱いを委託する場合
２． 第三者に個人情報の提供を行った場合には、提供年月日、相手、内容等提供に係る記録を作成し、三年間保存する。
３． 第三者から個人情報の提供を受けた場合は、前項の内容に加え相手方の取得経緯を含めた記録を作成し、三年間保存する。

（開示）
第8条 会員は、本会が第７条により提供した会員本人の個人情報について、自治会長に対し開示を請求することができる。
２． 自治会長は、会員から前項の開示の請求を受けた時は、これを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) その他法令に違反することとなる場合

（個人情報の訂正等）
第9条 会員は本会に提供した会員本人の個人情報について、自治会長に対し訂正等を求めることができる。
２． 前項の請求があった場合、自治会長は、ただちに該当する情報の訂正を行うものとする。ただし、既に配布された会員名簿等については、保有者に訂正についての通知を行うことによりこれに替えることができる。

（漏えい発生時の対応）
第10条 個人情報取扱者は、個人情報の漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握した場合はただちに自治会長に報告するものとし、自治会長は事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける個人への連絡、再発防止に努める。

（開示請求及び苦情相談窓口）
第11条 本会における開示請求及び苦情の相談窓口は個人情報取扱責任者とする。

（雑則）
第12条 この規程及び施行に関する帳票類の改廃は、協議員会の議決による。
（１） 個人情報取扱い誓約書 （役員等個人情報取扱者向け誓約書）
（２） 業務委託契約書 （IT インフラ運営に関する業務委託契約書）

付則
１． この規定は、令和7 年3 月1 日から施行する